Nombre de chefs d’entreprise s’interrogent sur la nécessité de faire appel à un directeur administratif et financier (DAF) externalisé lorsqu’ils disposent d’un expert-comptable ; pourtant ces deux professionnels disposent de compétences différentes et exercent des missions distinctes. En effet le rôle de l’expert-comptable est, comme son nom l’indique, d’assurer la tenue de la comptabilité et la production des états fiscaux et sociaux de l’entreprise. Cette activité implique entre autres fonctions :
En résumé l’expert-comptable exerce une mission de suivi de la comptabilité de votre entreprise en saisissant (et révisant si nécessaire) les données pertinentes. Au terme de l’exercice comptable, c’est lui qui assure la clôture des comptes, la production du bilan de votre entreprise et du compte de résultat, et ce en conformité avec la législation fiscale. Une activité de suivi qui peut en outre être complétée par un rôle de conseil notamment dans le domaine juridique. Le rôle de l’expert-comptable se distingue donc de celui du DAF dont les compétences sont orientées vers le pilotage « au quotidien et en temps réel » de l’entreprise.
En effet le directeur administratif et financier externalisé dispose de compétences transversales, et fournit à l’entreprise un accompagnement en continu destiné à optimiser son fonctionnement et ses performances. Il est ainsi juste d’affirmer que durant l’exercice de sa mission, le DAF externalisé fait corps avec les intérêts de l’entreprise qui le sollicite et devient ainsi un véritable « business partner ». Ses objectifs peuvent se décliner en trois grands axes :
Acteur de terrain, le DAF externe se doit d’avoir une approche pro-active et intervient en amont de l’expert-comptable pour garantir à l’entreprise des résultats à la hauteur de ses prévisions (qu’il contribue en outre à fixer). Alors que l’expert-comptable va, à l’issue de la clôture des comptes, être en mesure d’informer le dirigeant quant à la santé de son entreprise ou les difficultés rencontrées, le DAF externe va prévenir l’apparition de ces dernières et mettre en place des outils à même d’accroitre les résultats. Ainsi loin d’être opposés, le DAF externe et l’expert-comptable disposent de compétences complémentaires et vont agir en synergie afin de booster la productivité de votre société.
La vie d’une entreprise peut hélas être marquée par la survenance de difficultés, notamment au cours de certaines phases « sensibles » – lancement d’une activité, phase de développement impliquant une prise de risque, transmission…Aussi est-il nécessaire d’identifier les causes des éventuelles problématiques afin de mener une action de prévention. Les dirigeants d’entreprise doivent savoir que si un tiers des causes de difficultés sont accidentelles, les deux tiers restent cependant prévisibles et donc à même d’être solutionnées par une intervention adéquate. Les sources de ces difficultés sont multiples et l’on peut en distinguer 2 principales :
A ces deux causes majeures s’ajoutent également les facteurs conjoncturels – situation économique ou politique internationale pouvant affecter les prix de certaines matières ou la logistique (crise sanitaire, conflit en Ukraine…) – ou les imprévus tels que la perte inattendue d’un client important, ou les problèmes de santé pouvant interrompre l’activité. Dans tous les cas, il convient de prévenir et/ou traiter de telles difficultés avant toute chute de l’activité susceptible d’entraîner une situation de cessation de paiement.
Ces difficultés peuvent être lourdes et se traduire par une baisse du chiffre d’affaires et/ou une augmentation des charges – charges fixes et sociales notamment – entraînant une chute de l’activité et du résultat net de l’entreprise : aussi est-il nécessaire de mettre en œuvre des actions préventives afin de prévenir l’apparition de ces problématiques. Engager une veille en amont est bien sur nécessaire, mais il est important pour les entreprises de savoir faire appel à un professionnel du pilotage financier dès que les prémices d’une difficulté se font sentir. En effet dans la plupart des cas la mise en place d’actions correctives adaptées peut permettre de sauver l’entreprise avant qu’elle ne se trouve dans une situation d’urgence ou de cessation de paiements. L’expertise de MontCel Développement permet aux sociétés de toutes taille d’identifier leurs éventuelles défaillances avant la survenance de réelles difficultés, ce par le biais de diagnostics précis.
Les outils de prévention ou de « sauvetage » dépendent évidemment de l’entreprise concernée et peuvent toucher à de nombreux éléments : rotation des stock, créances clients, crédit fournisseur, redirection des investissements, optimisation des coûts d’entreprise, évolution du C.A. et du résultat d’exploitation, niveau d’endettement, choix de stratégie marketing adaptées, compétences et adaptation de la masse salariale aux besoins de l’entreprise etc. Dans le cadre d’une procédure collective, le DAF externe peut également agir comme interlocuteur auprès des créanciers, mandataires ou conciliateurs afin de protéger les intérêts de l’entreprise et son patrimoine.
Également connu sous le terme de progiciel de gestion intégré (PGI), un « Enterprise Ressource Planning » ou ERP est un progiciel assurant la gestion des processus opérationnels d’une société et la centralisation de ses activités diverses. La croissance de votre entreprise vous conduira en effet à traiter des volumes de commandes importants ou une clientèle plus conséquente, et à gérer une comptabilité toujours plus complexe. L’ERP vient donc accompagner ce développement de votre activité en offrant des solutions en matière de gestion comptable et financière, gestion des ressources humaines, gestion des fournisseurs, des stocks ou encore du e-commerce.
Outre un gain de temps et d’énergie significatif, l’utilisation d’un logiciel ERP permet aux entreprises d’optimiser leurs coûts et ce à différents niveaux : réduction des dépenses administratives, réduction des stocks et encours, réduction des postes de saisie, simplification du processus de prise de décision, flexibilité des collaborateurs et gains opérationnels à travers un accroissement de l’activité. Par ailleurs le recours à un logiciel intuitif et collaboratif permet de réduire les coûts et durées de formation nécessaires aux salariés pour maîtriser l’outil digital, tout en stimulant leur moral et la productivité. D’où l’importance d’une utilisation optimisée de l’ERP.
Afin de garantir à l’entreprise de véritables résultats en termes de performances, la mise en place d’un ERP doit être adaptée aux besoins réels de l’entreprise. D’après une étude menée par le cabinet Panorama Consulting Solutions, seules 42 % des entreprises se déclarent satisfaites de la mise en œuvre de leur ERP : ainsi si les atouts stratégiques de l’ERP sont indéniables, une utilisation optimale du progiciel implique une maitrise des process et environnements qui caractérisent la société. L’intervention d’un directeur administratif et financier (DAF) externalisé va ici jouer un rôle moteur, qu’il s’agisse de réaliser l’audit de performance d’un ERP existant ou de choisir le futur progiciel qui conviendra à l’entreprise.
L’expertise du DAF – notamment sa connaissance du métier de la PME/PMI – lui permettra de définir des indicateurs (KPI) de performance pertinents, propres aux spécificités de la société, et ainsi de déterminer les solutions ERP adaptées aux objectifs de celle-ci. Pierre angulaire de la gestion de votre entreprise, l’ERP doit être évalué en fonction de plusieurs critères : fiabilité ; évolutivité en fonction de l’activité de l’entreprise ; aspect collaboratif et convivial/expérience-utilisateur ; rentabilité en tenant compte non seulement des coûts de mise en œuvre mais également des opérations de maintenance éventuelles.
Les entreprises devant souvent faire face à de nombreuses dépenses, l’optimisation des coûts restant ainsi un levier primordial lorsqu’il est question de doper la productivité et la compétitivité. Spécialiste du pilotage financier, le DAF externalisé est ainsi conduit à analyser les principales charges qui pèsent sur ses clients afin d’accroitre leur rentabilité. Plusieurs données sont ici considérées :
A cela s’ajoutent également un ensemble de coûts annexes – tels que la gestion d’un SAV par exemple – l’optimisation des coûts revêtant un caractère évolutif qui tient compte des évolutions de l’activité de l’entreprise.
L’audit des charges est une étape cruciale dans le cadre d’une opération d’optimisation des coûts, avec à la clef des économies souvent importantes pour les entreprises. A titre d’exemple 10 % d’économies sur les achats indirects – prestations de services, consommables, investissements etc. – peuvent produire jusqu’à 50 % d’augmentation de la marge brute, un chiffre pour le moins éloquent. Après avoir ciblé les postes de dépenses stratégiques propre à l’entreprise, le Directeur Financier et administratif (DAF) externalisé pourra mettre en œuvre un plan d’action ciblé à même d’améliorer la rentabilité et les résultats de ses clients.
Dans le cadre d’une mission d’optimisation des coûts menée au sein d’une PME parisienne, Montcel Développement a ainsi pu dégager une économie annuelle de 65 000€ – pour un CA avoisinant les 5 millions d’euros, soit une économie réalisée équivalente à 1,3% du chiffre d’affaires de la société. L’optimisation des coûts doit aujourd’hui tenir compte de l’évolution du monde entrepreneurial dans le cadre duquel le digital joue un rôle croissant. Les chefs d’entreprise doivent donc garder en mémoire le fait que la digitalisation des process de management est désormais un levier essentiel en termes de gestion au quotidien, favorisant la maîtrise des risques financiers, la réduction des coûts opérationnels et organisationnels, le maintien de la productivité et l’accroissement des marges de la société.
La valorisation d’entreprise est une étape permettant d’évaluer précisément la valeur d’une société ; préalable à toute opération de cession, le travail de valorisation peut également être réalisé par des chefs d’entreprises dans plusieurs cas de figure :
L’estimation correcte de la valeur de l’entreprise permettra ainsi de trouver le meilleur acquéreur, de mener des négociations fructueuses et de régler efficacement les différents processus administratifs. La valorisation d’entreprise nécessite évidemment une forte expertise – notamment dans le domaine de l’analyse financière – et c’est pourquoi l’accompagnement du Directeur Administratif et financier (DAF) externe est souvent nécessaire. Agissant toujours en tant que « business partner » du dirigeant, le DAF va ainsi procéder à une première analyse quantitative reposant principalement sur une évaluation financière.
L’opération de valorisation va ensuite intégrer plusieurs éléments d’ordre qualitatif, tels que le secteur d’activité concerné, la concurrence, la clientèle, la récurrence du chiffre d’affaires, l’image et la notoriété de l’entreprise, les éventuelles démarches de RSE etc. L’estimation intègre ainsi de nombreux critères permettant d’évaluer les potentiels, les atouts, les spécificités et les faiblesses de l’entreprise. Régulièrement sollicitée par des PME désireuses de procéder à une valorisation, MontCel Développement accompagne également les chefs d’entreprise dans leurs négociations avec de potentiels acquéreurs, tout en garantissant l’accomplissement des formalités administratives. De même, MontCel Développement se tient également aux côtés des acquéreurs dans le cadre d’un audit organisationnel et financier permettant d’identifier les atouts, axes d’amélioration, risques et opportunités de la cible.
Il appartient également au DAF de choisir une méthode de valorisation adaptée aux spécificités de l’entreprise faisant l’objet de l’évaluation.
On distingue en effet plusieurs méthodes de valorisation d’entreprise :
Nous évoquions dans un précédent article la problématique du risque cyber, soulignant notamment son coût élevé – pour les grandes sociétés comme les PME – et la méconnaissance dont il fait l’objet au sein des entreprises. Les pertes financières peuvent être multiples : amendes, enquêtes techniques, actions de relations publiques, sécurisation post-intrusion, frais de justice éventuels. Outre les diminutions de trésorerie et CA, ces attaques cyber se traduisent également par une hausse du cout des assurances : suite à la recrudescence de menaces de type « ransomware », les cyber-assurances ont en effet enregistré des pertes importantes au cours des dernières années.
D’après la société Beyond Trust, le montant moyen des rançons demandés aux entreprises est passé de 115 000 dollars en 2019 à 570 000 dollars au premier trimestre 2021. Le prix du risk management en entreprise s’envole donc, les assureurs adaptant les primes à l’ampleur de la menace. Selon le courtier Willis Towers Watson, « La hausse des primes, pour les grands comptes sans sinistre préalable, est comprise entre 50 et 150% sur un an. Et bien au-delà, quand l’entreprise a déjà subi une cyberattaque ». Pour les PME, la hausse oscille entre 20 et 50%, le courtier Marsh enregistrant pour sa part une hausse moyenne située autour des 40 à 45%… Certaines compagnies d’assurance ont même fait le choix du désengagement, Generali et Axa ne garantissant plus les rançons payées par les entreprises suites aux cyberattaques.
Les compétences du directeur administratif et financier (DAF) lui permettent ici de déterminer si une assurance spécifique est nécessaire, et de choisir le contrat adapté à ses clients.
Le pilotage financier de l’entreprise doit permettre la sécurisation de sa trésorerie et de son patrimoine en général. L’action du directeur administratif et financier consiste donc à fournir aux sociétés les outils nécessaires à leur protection face aux risque cyber, incluant bien sûr une police d’assurance adaptée. Le DAF externe va notamment accompagner l’entreprise dans la mise en place des mesures de cyber sécurité qui correspondent aux conditions des assureurs. Il doit également s’assurer que le budget consacré au risk management s’adapte aux besoins de la société : selon de nombreux experts en cybersécurité, la correcte gestion de ce risque nécessite 5 à 10 % du budget informatique.
Là encore l’action du DAF passe en premier lieu par la réalisation d’un audit nécessaire à l’évaluation du risque cyber, en tenant compte des spécificités de l’entreprise et de son activité. Après avoir établi une cartographie des risques – qui sera transmise à la direction – le DAF pourra mettre en place d’éventuelles actions correctives et adapter les process internes de l’entreprise à la réalité du risque cyber. Souscrire une assurance contre ces risques peut permettre de compléter les couvertures traditionnelles en matière de dommages, pertes (frais de reconstitution des données) et responsabilités, et de débloquer les sommes nécessaires au redémarrage de l’activité dans les plus brefs délais. L’expertise du DAF externe lui permet ici d’agir comme intermédiaire auprès des assureurs, et de négocier la signature d’un contrat d’assurance à même de protéger efficacement le patrimoine social de ses clients
La digitalisation des entreprises et la mutation de l’économie ont favorisé la diffusion de nouvelles menaces, PME et grands comptes étant désormais concernés par les enjeux de la cybersécurité. Si le conflit ukrainien fait redouter à certains observateurs une multiplication des attaques cyber, l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information) estimait déjà en 2021 que celles-ci avaient augmenté de 400 % au cours des 5 dernières années.
Le site du Sénat rappelle également que dans une étude de 2020 consacrée à 1 971 sociétés faisant face à des cyber-incidents et des failles dans le monde, « l’assureur britannique Hiscox évalue le coût médian à 51 200 €, soit près de six fois le coût observé en 2019 (9 000 €), avec un coût total de 1,6 milliard € contre 1,1 milliard € en 2019, et un nombre de société attaquées près de 33 % supérieur. » Pourtant le risque cyber et son impact financier demeurent méconnus et sous-estimés par de nombreuses entreprises, seules 43 % d’entre elles pouvant en dresser une évaluation. En sa qualité de risk manager, le DAF externe doit donc désormais être à même de prendre en considération cette nouvelle menace pouvant sérieusement porter atteinte au patrimoine de l’entreprise et à la pérennité de son activité.
La cybersécurité peut revêtir de multiples aspects, le risk management se portant ici sur différents outils technologiques : le rôle du DAF consiste avant tout à déterminer quelles sont les « zones à risques » au sein de l’entreprise. Il faut notamment considérer les systèmes de messagerie, en particulier les plates-formes collaboratives intranet ou extranet susceptibles de faire l’objet de tentatives de phishing ou de piratage. A l’heure où les entreprises se connectent toujours plus – à l’information, à leur clientèle, aux entre entreprises etc. – à travers la Wi-Fi, la domotique ou l’IoT, c’est un véritable audit technologique qu’il faut ici mener pour mettre en relief les outils insuffisamment protégés.
La sécurisation des données – que l’on considère leur stockage ou leur circulation – impose une protection étendue à l’ensemble de l’entreprise (direction, prestataires et salariés) mais également aux clients : ces derniers doivent en effet pouvoir faire confiance au professionnel avec lequel ils sont en relation commerciale. L’autre levier essentiel face au risque cyber réside évidemment dans la formation du personnel de l’entreprise. Les fraudes et hameçonnages prenant des formes de plus en plus subtiles, le DAF externe doit accompagner la direction dans la mise en œuvre de campagnes de sensibilisation efficaces et régulièrement mises à jour : souvenez-vous que vos salariés et collaborateurs forment la première barrière entre la cyberattaque et votre entreprise !
Toute entreprise doit se fixer des objectifs à atteindre, des estimations contenues notamment dans le business plan. Pour assurer la croissance de son activité, le chef d’entreprise doit pouvoir se référer à un ensemble de données réelles quant à son entreprise : le tableau de bord lui fournit donc les indicateurs clefs qui favoriseront la concrétisation de ses prévisions financières. Le Directeur Administratif et Financier va ici utiliser ses compétences pour créer de véritables cadrans visuels intégrant plusieurs de ces indicateurs – ou KPI – pouvant à termes contribuer à plusieurs missions :
Fixer des objectifs de chiffre d’affaires
Anticiper le lancement d’une nouvelle activité ou produit
Anticiper les variations en termes de charge
Assurer le succès d’un processus de recrutement (gestion de risque RH)
Anticiper (et éviter) les problèmes de trésorerie en optimisant le BFR par exemple
Rechercher et trouver des investisseurs
Plus généralement, le tableau de bord est un outil de pilotage destiné à maintenir les performances de l’entreprise. Le rôle du DAF externe est ici de sélectionner les indicateurs pertinents qui offriront au dirigeant une visualisation précise des résultats, ainsi qu’une aide à la prise de décision quant aux éventuelles actions correctives qui s’imposent.
MontCel Développement intervient en sa qualité de DAF externe auprès des sociétés pour leur fournir les indicateurs adaptés à leur activité : c’est sur la base de ces KPI que les objectifs de croissance seront ensuite fixés. Si le tableau de bord peut être global et contenir l’ensemble des informations essentielles relatives à l’entreprise/activité, il peut être construit en fonction de finalités plus précises :
Tableau de bord de contrôle de gestion
Tableau de bord stratégique
Tableau de bord opérationnel
En termes d’indicateurs, ceux-ci sont également multiples et dépendent de la nature de l’entreprise et c’est pourquoi le DAF externe doit user de son expertise et de son expérience pour déterminer ceux qui doivent être privilégiés au regard des objectifs de croissance :
Indicateurs économiques : résultats et coûts, chiffre d’affaires, trafic et commandes e-commerce
Indicateurs physiques : qualité des produits, traitement des commande, logistique et livraison, litiges SAV
Indicateurs RH : productivité des salariés et collaborateurs, qualité de vie au travail (QVT)
Indicateurs de suivi de projets : mesurer l’avancée d’un projet, par exemple dans le cadre de la digitalisation de l’activité et de la mise en œuvre d’une stratégie marketing/communication
Les missions d’un directeur administratif et financier s’articulent autour des stratégies de développement d’entreprise, et de la mise en œuvre d’outils prévisionnels nécessaires au pilotage et à la création de valeur. Elles dépassent donc la seule fonction comptable, et c’est pourquoi les dirigeants de PME se tournent fréquemment vers un DAF externe afin de bénéficier des éléments de prévisionnels qui contribueront la croissance rapide de leur société. En effet, l’expérience démontre que plus les entreprises employant un DAF sont petites, plus les dirigeants tendent à confier à ce collaborateur essentiel des fonctions supplémentaires qui dépassent ses missions premières. Or cette « surcharge » finit par nuire à l’efficacité du DAF interne, toute dispersion freinant à termes le développement de l’entreprise.
Le DAF externalisé pour sa part est sollicité par l’entreprise dans le cadre de missions bien précises – pilotage financier, mise en place de process, gestion de la trésorerie, stratégie financière, optimisation des équipes, risk management etc. – et reste concentré sur son cœur de métier. Si le DAF interne fait partie des salariés de l’entreprise, le DAF externe intervient dans le cadre de missions aussi bien ponctuelles que de longue durée, offrant donc une solution flexible aux sociétés ne possédant pas le personnel compétent en interne. En règle générale les entreprises ayant le plus besoin d’une direction administrative et financière optimisée sont celles qui emploient entre 5 et 100 personnes, et c’est pourquoi le DAF externe intervient très souvent dans le cadre de PME. Son expertise est cependant fréquemment plébiscitée par les grandes sociétés, y compris celles qui disposent de collaborateurs internes – le DAF externalisé intervenant ici en « renfort »
En intervenant dans un cadre bien précis fixé en coopération avec le chef d’entreprise, le DAF externe se concentre sur des missions à forte valeur ajoutée et déterminées quant à leur but et étendue : du fait de son caractère « ciblé », cette action d’optimisation est le plus souvent synonyme de performance. La flexibilité dans le cadre d’un marché en constante mutation est donc un des avantages majeurs qu’offre l’externalisation de la fonction de DAF. Les compétences du DAF externe lui permettent en effet d’accompagner la croissance de l’entreprise en fonction des conjonctures, favorisant une prise de décision adaptée aux nouvelles réalités économiques. A titre d’exemple, MontCel Développement intervient auprès de ses clients dans la mise en œuvre de processus de digitalisation nécessaires à la modernisation de leur activité.
L’externalisation des missions du DAF donne également l’opportunité aux entreprises de profiter d’une solide expertise dans les domaines de la finance, gestion et management tout en maîtrisant leurs dépenses : rémunéré en fonction de sa mission (que ce soit à la journée ou autre), le DAF externe permet aux sociétés de limiter les salaires, charges sociales et frais annexes liés à l’embauche d’un collaborateur permanent. Pour nombre de PME, ces coûts sont hélas souvent prohibitifs. L’avantage principal du DAF externalisé reste bien sûr la plus-value technique apportée à l’entreprise : outre la gestion de sa trésorerie et le pilotage financier, celle-ci bénéficiera d’une visibilité accrue à travers l’analyse de données, la réalisation de prévisionnels, de reportings, tableaux de bords et le vécu d’un manager expérimenté.
L’élaboration d’un business plan est une étape fondamentale dans la création de votre entreprise, ou pour le lancement sur le marché d’un nouveau produit ou service. Étude de marché exhaustive, le business plan détaille le modèle économique de votre société, sa stratégie commerciale ainsi que les éléments financiers qui joueront un rôle clé notamment auprès des banques. Le business plan est également le premier outil de pilotage à disposition de l’entreprise, permettant aux dirigeants d’anticiper la croissance de l’activité et de mesurer les résultats au regard des prévisions fixées. L’expertise du directeur administratif et financier débute ainsi dès la création de la société à travers le montage d’un business plan solide et pertinent, à même de convaincre les banques, les investisseurs, de séduire les partenaires commerciaux et d’assurer une croissance rapide de l’activité
Les compétences du DAF externalisé en matière de finance sont également un atout précieux pour votre entreprise. En tant que business partner privilégié du chef d’entreprise, le rôle du Directeur administrateur et financier est d’optimiser la gestion financière de la société à travers l’élaboration d’une stratégie efficace, la recherche de financements et une gestion saine de la trésorerie. Dans ce domaine, le DAF est qualifié pour agir comme relais de votre entreprise auprès des acteurs bancaires, investisseurs, experts-comptables, ou encore commissaires aux comptes. Cette expertise en stratégie financière a permis à MontCel développement d’accompagner plusieurs PME dans leurs décisions d’investissements et choix de financements, en déterminant les solutions les plus rentables pour ces sociétés.
Le directeur administratif et financier protège également l’entreprise face aux risques et aléas susceptibles d’entacher l’activité. À travers une cartographie précise de ces risques, le DAF va s’assurer que le processus de croissance et de création de valeur au sein de votre société ne soit pas interrompu. Le risk management englobe ici non seulement les indicateurs comptables et financiers mais également les relations avec les fournisseurs ou clients, la gestion des ressources humaines, l’optimisation de l’environnement professionnel, la qualité de vie au travail des salariés etc. En isolant les risques potentiels avant qu’ils ne surviennent, le DAF externalisé va protéger le patrimoine de votre entreprise en garantissant ses performances en toutes circonstances.