Que vous soyez chef d’entreprise ou investisseur, tout projet de reprise de société impose une connaissance approfondie de son fonctionnement et de ses forces et faiblesses. L’audit d’acquisition – les « due diligences » selon la terminologie anglo-saxonne – consiste ainsi à établir un diagnostic global de l’entreprise cédée afin d’en découvrir la réalité économique. En collectant un maximum d’informations sur la société auditée – et en vérifiant leur adéquation avec les diagnostics éventuellement réalisés précédemment – le repreneur va être en mesure de maîtriser les risques propres à tout processus d’acquisition, fusion ou transmission. L’audit va ainsi balayer un champ relativement large en fonction des situations :
L’audit d’acquisition n’est pas seulement un outil de maîtrise des risques : il fournit au repreneur une base de négociation dans le cadre de son achat, évitant en particulier tout risque de surévaluation du prix par le cédant. Il permet aussi au repreneur d’identifier des leviers d’économies potentielles. Les due diligences sont donc un instrument stratégique incontournable, et nécessitent le plus souvent une excellente connaissance du monde entrepreneurial.
Parce qu’il porte sur l’ensemble des fonctions de l’entreprise, l’audit d’acquisition nécessite une expertise fortement transversale que l’on retrouve au cœur du métier de Directeur Administratif et Financier externe. Doté de compétences en matière de pilotage d’entreprise, de stratégie financière autant que de gestion des risques, le DAF externalisé est à même de proposer aux acquéreurs une vision exhaustive de la société et de son fonctionnement. Un tel atout vous permettra de jouir d’un plan d’actions post-reprise favorisant une optimisation des coûts et une meilleure maîtrise des risques ainsi que d’une position de force dans le cadre des négociations qui précèdent la transaction. Celles-ci porteront notamment sur les garanties que vous serez en droit de réclamer à l’issue de la mise en relief des forces, faiblesses et risques que présente l’entreprise : garantie d’actif et de passif, caution bancaire, clause d’earn out etc. L’audit d’acquisition donne ainsi la faculté d’apprécier la société à sa juste valeur tout en vous protégeant face à ses failles éventuelles. Le rôle du DAF externe ne s’arrête d’ailleurs pas à l’établissement de l’audit ; en tant que business partner du chef d’entreprise et/ou investisseur dans le cadre de l’opération de cession il participe directement à la stratégie de négociation à travers son rôle de conseil. En se basant sur un ensemble d’informations pertinentes – incluant également des aspects extérieurs à l’écosystème de l’entreprise cédée tels que l’analyse du marché et les données liées à la concurrence – MontCel Développement accompagne régulièrement les chefs d’entreprise dans la mise en œuvre d’une stratégie d’acquisition cohérente, à même d’assurer le succès de leur projet.
La crise sanitaire et l’essor considérable que connaît le e-commerce depuis 2 ans ne laissent planer aucun doute quant à l’évolution des sociétés modernes vers une économie toujours plus numérique. Les nouvelles réalités du marché et les nouveaux modes de travail imposent ainsi aux entreprises le recours à des outils de communication, gestion, comptabilité et stockage de plus en plus performants afin de maintenir leur compétitivité. Une stratégie de transformation digitale peut de prime abord sembler contraignant, mais se traduit in fine par des gains de temps considérables et des performances accrues.
Les suites collaboratives sont désormais indispensables à la mise en œuvre d’une digital workplace efficace, qu’il s’agisse de Google Workplace – Gmail, Drive, Meet etc.– ou de Microsoft Office 365 – Word, Excel mais également Teams, One Drive… La communication nécessaire au bon déroulement de toute activité évolue également sous l’effet du télétravail, du flex office et du nomadisme professionnel ; pour mieux centraliser les échanges entre collaborateurs, les outils digitaux tels que Slack, Microsoft Teams ou Google Meet assurent la diffusion efficace de l’information selon une logique participative favorisant l’implication de chacun.
À cela s’ajoutent les plates-formes intranet, véritables réseaux sociaux internes favorisant la culture d’entreprise et la productivité, ainsi que les CRM (customer relationship management) qui renforcent le lien entre les entreprises et leurs clients à travers la collecte et l’analyse de données : un outil digital indispensable à la mise en œuvre d’une stratégie de marketing digital et/ou de référencement ayant un impact réel sur la toile. Enfin les CMS sont également incontournables lorsqu’il s’agit de créer/gérer un site Internet ou une application à même de fournir une expérience utilisateur optimale.
Or la transition digitale des entreprises ne laisse aucune place au hasard et doit s’opérer de façon pragmatique – quels outils digitaux choisir ? Quels sont les postes de travail concernés ? Aussi est-il nécessaire en premier lieu d’identifier les process et activités qui doivent/peuvent faire l’objet d’une digitalisation. En tant que spécialiste du pilotage d’entreprise, le directeur administratif et financier externalisé veille à l’optimisation et à la personnalisation de la relation client, ainsi que des relations avec les partenaires commerciaux. Il est ainsi le mieux placé pour accompagner l’entreprise dans la mise en œuvre d’une stratégie digitale cohérente, et déterminer les domaines au sein desquels l’outil digital représente une valeur ajoutée.
Outre la dématérialisation des factures qui sera obligatoire en 2024, plusieurs outils de gestion sont à la disposition des entreprises : à travers une connaissance de l’écosystème de l’entreprise et de ses forces et faiblesses, le DAF externe sera à même de choisir ceux qui s’adapteront le mieux aux spécificités de ses clients et à leurs objectifs. La transformation numérique implique ici l’utilisation d’outils permettant notamment d’automatiser/gérer la paie des salariés aussi bien que le processus RH, l’entreprise gagnant ainsi en efficacité et rapidité. Toujours dans le domaine des ressources humaines les outils digitaux viennent optimiser le processus de recrutement – et en réduire les risques – grâce à l’intelligence artificielle.
Lorsqu’il est question de digitalisation d’activités financières, RH, comptables ou de gestion, il est évident que l’entreprise n’a pas droit à l’erreur dans le choix des outils et l’étendue de leur application. Sans surprise, le DAF externe est ainsi de plus en plus sollicité par les PME engagées dans une démarche de transition digitale à même de booster leur compétitivité et leur CA dans le cadre de la nouvelle économie numérique.
Le contrôle interne occupe une place centrale dans le cadre de la lutte contre l’erreur et la fraude en entreprise, lesquelles peuvent coûter très cher en termes financiers autant que judiciaires. Au-delà du coût économique, une fraude avérée peut de plus entacher durablement l’image d’une société et affecter l’ensemble de ses salariés, raison pour laquelle la loi de sécurité financière renforçait dès 2003 les obligations pesant sur les entreprises. Le contrôle interne constitue ainsi un dispositif à même d’identifier et de maîtriser tout type de risque financier ou opérationnel : l’expertise du DAF externe en matière de risk management lui permet de fournir aux entreprises une protection renforcée.
Le risque d’erreur ou de fraude peut intervenir en plusieurs domaines :
La liste est évidemment non-exhaustive et il appartient au DAF externalisé non seulement d’identifier les risques, mais également d’évaluer leur étendue, afin de mettre en œuvre un contrôle interne adapté aux activités et besoins spécifiques de la société concernée. Si les erreurs et fraudes sont médiatisées lorsqu’elles concernent de grands groupes, leurs conséquences peuvent être dramatiques pour les PME et se solder par une paralysie de l’activité, voire une cessation. En outre la mise en place d’un contrôle interne efficace permet aux entreprises de répondre aux « due diligences » opérées par les investisseurs dans le cadre d’une économie de plus en plus soucieuse des impératifs de transparence financière, de lutte contre la corruption et de respect des droits humains en entreprise.
Le risque d’erreur ou de fraude varie en fonction des entreprises, de leur taille, du nombre de collaborateurs et surtout du secteur d’activité. Le DAF externalisé va alors définir un périmètre d’action englobant l’ensemble des activités ou processus au sein desquels les risques peuvent se manifester, tout en évaluant leur gravité potentielle. Passant au crible les moyens de contrôle déjà établis au sein de la structure, le DAF externe sera en mesure d’évaluer leur efficacité et d’y adjoindre de nouveaux mécanismes si nécessaires. La connaissance de l’environnement professionnel joue ici un rôle clé, puisque c’est notamment à travers la coordination entre les différents services de l’entreprise que celle ci sera en mesure de réduire ou éviter le risque d’erreur ou de fraude
Il s’agit ensuite de documenter – à travers un document écrit, vidéo ou tout autre support pertinent – les différents moyens de maîtrise pour s’assurer que les contrôles mis en place soient toujours réalisés de manière efficace, de clarifier le rôle et la responsabilité de chaque collaborateur et de maintenir une activité optimale en cas d’absence de l’un d’entre eux. Dans une telle perspective, la formation des salariés revêt évidemment un aspect crucial, le risque d’erreur ou de fraude étant étroitement lié à la gestion du risque RH.
Le contrôle interne est un mécanisme par nature évolutif, lié à la croissance de l’activité concernée ; aussi est-il important de :
Pour toute entreprise, la réalisation d’un diagnostic est une occasion de prendre conscience des forces et faiblesses qui conditionnent son développement actuel et futur. Outil pratique au service des dirigeants le diagnostic propose un « scan » complet des activités de la société, qui doit entre autres permettre d’identifier les opportunités et risques sur le plan organisationnel et administratif. S’appuyant sur ses compétences transversales, le DAF externalisé fournit ainsi aux chefs d’entreprises une analyse exhaustive englobant :
Les aspects abordés par le diagnostic dépendent bien sûr du secteur d’activité de l’entreprise – tertiaire, industriel, commercial etc. – et incorporent les données relatives au marché et à la concurrence. Le diagnostic de la fonction financière concerne en revanche toutes les sociétés et implique plusieurs étapes :
Le diagnostic de l’entreprise prend également en compte les ressources humaines, qu’il s’agisse de compétences, de productivité, de risque ou encore de qualité de vie au travail.
L’établissement d’un diagnostic complet répond bien sûr à des objectifs clairs, à commencer par la détermination de la rentabilité/ solvabilité de l’entreprise. Pour les sociétés confrontées à des difficultés financières, les données recueillies vont permettre d’identifier l’origine des dysfonctionnements et de déterminer les solutions adéquates. Mais le diagnostic est aussi et avant tout un outil de pilotage et de structuration de l’organisation qui préfigure la mise en œuvre d’une stratégie de croissance et de développement de l’activité. Les plans d’actions découlant du diagnostic vont donc aider le dirigeant d’entreprise sur plusieurs points cruciaux :
Les différents audits qui composent le diagnostic (ventes, achats, RH, trésorerie etc.) se traduisent ainsi par une synthèse des points sensibles, et un ensemble de préconisations ciblées destinées à stimuler la création de valeur. Pour l’entreprise, les enjeux et bénéfices sont de taille :
Le philosophe Hans Jonas dans son livre « le principe responsabilité » affirmait que de nouvelles obligations correspondent à un pouvoir nouveau ; une réalité que l’on peut aisément transposer au monde de l’entreprise, croissance rimant ici avec vigilance tant il est vrai que le succès entraîne l’apparition de problématiques insoupçonnées. Face à une forte hausse d’activité, les dirigeants de PME sont de plus en plus confrontés au manque de temps, de nouveaux problèmes structurels pouvant alors progressivement multiplier les dysfonctionnements de l’entreprise et affecter sa rentabilité:
En résumé l’évolution de l’activité impose des ajustements structurels destinés à maintenir les performances de l’entreprise, en évitant notamment la multiplication des risques. La mise en place d’une fonction administrative et financière efficace est par conséquent indispensable à la pérennisation de la création de valeur. La croissance n’est jamais un acquis : elle doit être maintenue à travers une stratégie adéquate
Dans le cadre d’une restructuration de la fonction administrative et financière de la société, le recours au DAF externe permet aux dirigeants de PME de se concentrer sur leur cœur de métier tout en disposant d’une expertise en termes de pilotage d’entreprise. Le diagnostic organisationnel et administratif va permettre de définir les forces, faiblesses et zones d’amélioration pour ensuite actionner les leviers de croissance appropriés. Cette analyse englobe notamment :
La réalisation des audits dépend bien sûr de l’entreprise et de l’activité concernées : cette (re)structuration permet dans tous les cas de fixer les stratégies et objectifs à même de fournir aux dirigeants d’entreprise une visibilité complète sur le fonctionnement de leur structure. Une condition indispensable au maintien de la croissance et de la rentabilité, à court comme à long terme.
Nombre de chefs d’entreprise s’interrogent sur la nécessité de faire appel à un directeur administratif et financier (DAF) externalisé lorsqu’ils disposent d’un expert-comptable ; pourtant ces deux professionnels disposent de compétences différentes et exercent des missions distinctes. En effet le rôle de l’expert-comptable est, comme son nom l’indique, d’assurer la tenue de la comptabilité et la production des états fiscaux et sociaux de l’entreprise. Cette activité implique entre autres fonctions :
En résumé l’expert-comptable exerce une mission de suivi de la comptabilité de votre entreprise en saisissant (et révisant si nécessaire) les données pertinentes. Au terme de l’exercice comptable, c’est lui qui assure la clôture des comptes, la production du bilan de votre entreprise et du compte de résultat, et ce en conformité avec la législation fiscale. Une activité de suivi qui peut en outre être complétée par un rôle de conseil notamment dans le domaine juridique. Le rôle de l’expert-comptable se distingue donc de celui du DAF dont les compétences sont orientées vers le pilotage « au quotidien et en temps réel » de l’entreprise.
En effet le directeur administratif et financier externalisé dispose de compétences transversales, et fournit à l’entreprise un accompagnement en continu destiné à optimiser son fonctionnement et ses performances. Il est ainsi juste d’affirmer que durant l’exercice de sa mission, le DAF externalisé fait corps avec les intérêts de l’entreprise qui le sollicite et devient ainsi un véritable « business partner ». Ses objectifs peuvent se décliner en trois grands axes :
Acteur de terrain, le DAF externe se doit d’avoir une approche pro-active et intervient en amont de l’expert-comptable pour garantir à l’entreprise des résultats à la hauteur de ses prévisions (qu’il contribue en outre à fixer). Alors que l’expert-comptable va, à l’issue de la clôture des comptes, être en mesure d’informer le dirigeant quant à la santé de son entreprise ou les difficultés rencontrées, le DAF externe va prévenir l’apparition de ces dernières et mettre en place des outils à même d’accroitre les résultats. Ainsi loin d’être opposés, le DAF externe et l’expert-comptable disposent de compétences complémentaires et vont agir en synergie afin de booster la productivité de votre société.
La vie d’une entreprise peut hélas être marquée par la survenance de difficultés, notamment au cours de certaines phases « sensibles » – lancement d’une activité, phase de développement impliquant une prise de risque, transmission…Aussi est-il nécessaire d’identifier les causes des éventuelles problématiques afin de mener une action de prévention. Les dirigeants d’entreprise doivent savoir que si un tiers des causes de difficultés sont accidentelles, les deux tiers restent cependant prévisibles et donc à même d’être solutionnées par une intervention adéquate. Les sources de ces difficultés sont multiples et l’on peut en distinguer 2 principales :
A ces deux causes majeures s’ajoutent également les facteurs conjoncturels – situation économique ou politique internationale pouvant affecter les prix de certaines matières ou la logistique (crise sanitaire, conflit en Ukraine…) – ou les imprévus tels que la perte inattendue d’un client important, ou les problèmes de santé pouvant interrompre l’activité. Dans tous les cas, il convient de prévenir et/ou traiter de telles difficultés avant toute chute de l’activité susceptible d’entraîner une situation de cessation de paiement.
Ces difficultés peuvent être lourdes et se traduire par une baisse du chiffre d’affaires et/ou une augmentation des charges – charges fixes et sociales notamment – entraînant une chute de l’activité et du résultat net de l’entreprise : aussi est-il nécessaire de mettre en œuvre des actions préventives afin de prévenir l’apparition de ces problématiques. Engager une veille en amont est bien sur nécessaire, mais il est important pour les entreprises de savoir faire appel à un professionnel du pilotage financier dès que les prémices d’une difficulté se font sentir. En effet dans la plupart des cas la mise en place d’actions correctives adaptées peut permettre de sauver l’entreprise avant qu’elle ne se trouve dans une situation d’urgence ou de cessation de paiements. L’expertise de MontCel Développement permet aux sociétés de toutes taille d’identifier leurs éventuelles défaillances avant la survenance de réelles difficultés, ce par le biais de diagnostics précis.
Les outils de prévention ou de « sauvetage » dépendent évidemment de l’entreprise concernée et peuvent toucher à de nombreux éléments : rotation des stock, créances clients, crédit fournisseur, redirection des investissements, optimisation des coûts d’entreprise, évolution du C.A. et du résultat d’exploitation, niveau d’endettement, choix de stratégie marketing adaptées, compétences et adaptation de la masse salariale aux besoins de l’entreprise etc. Dans le cadre d’une procédure collective, le DAF externe peut également agir comme interlocuteur auprès des créanciers, mandataires ou conciliateurs afin de protéger les intérêts de l’entreprise et son patrimoine.
Également connu sous le terme de progiciel de gestion intégré (PGI), un « Enterprise Ressource Planning » ou ERP est un progiciel assurant la gestion des processus opérationnels d’une société et la centralisation de ses activités diverses. La croissance de votre entreprise vous conduira en effet à traiter des volumes de commandes importants ou une clientèle plus conséquente, et à gérer une comptabilité toujours plus complexe. L’ERP vient donc accompagner ce développement de votre activité en offrant des solutions en matière de gestion comptable et financière, gestion des ressources humaines, gestion des fournisseurs, des stocks ou encore du e-commerce.
Outre un gain de temps et d’énergie significatif, l’utilisation d’un logiciel ERP permet aux entreprises d’optimiser leurs coûts et ce à différents niveaux : réduction des dépenses administratives, réduction des stocks et encours, réduction des postes de saisie, simplification du processus de prise de décision, flexibilité des collaborateurs et gains opérationnels à travers un accroissement de l’activité. Par ailleurs le recours à un logiciel intuitif et collaboratif permet de réduire les coûts et durées de formation nécessaires aux salariés pour maîtriser l’outil digital, tout en stimulant leur moral et la productivité. D’où l’importance d’une utilisation optimisée de l’ERP.
Afin de garantir à l’entreprise de véritables résultats en termes de performances, la mise en place d’un ERP doit être adaptée aux besoins réels de l’entreprise. D’après une étude menée par le cabinet Panorama Consulting Solutions, seules 42 % des entreprises se déclarent satisfaites de la mise en œuvre de leur ERP : ainsi si les atouts stratégiques de l’ERP sont indéniables, une utilisation optimale du progiciel implique une maitrise des process et environnements qui caractérisent la société. L’intervention d’un directeur administratif et financier (DAF) externalisé va ici jouer un rôle moteur, qu’il s’agisse de réaliser l’audit de performance d’un ERP existant ou de choisir le futur progiciel qui conviendra à l’entreprise.
L’expertise du DAF – notamment sa connaissance du métier de la PME/PMI – lui permettra de définir des indicateurs (KPI) de performance pertinents, propres aux spécificités de la société, et ainsi de déterminer les solutions ERP adaptées aux objectifs de celle-ci. Pierre angulaire de la gestion de votre entreprise, l’ERP doit être évalué en fonction de plusieurs critères : fiabilité ; évolutivité en fonction de l’activité de l’entreprise ; aspect collaboratif et convivial/expérience-utilisateur ; rentabilité en tenant compte non seulement des coûts de mise en œuvre mais également des opérations de maintenance éventuelles.
Les entreprises devant souvent faire face à de nombreuses dépenses, l’optimisation des coûts restant ainsi un levier primordial lorsqu’il est question de doper la productivité et la compétitivité. Spécialiste du pilotage financier, le DAF externalisé est ainsi conduit à analyser les principales charges qui pèsent sur ses clients afin d’accroitre leur rentabilité. Plusieurs données sont ici considérées :
A cela s’ajoutent également un ensemble de coûts annexes – tels que la gestion d’un SAV par exemple – l’optimisation des coûts revêtant un caractère évolutif qui tient compte des évolutions de l’activité de l’entreprise.
L’audit des charges est une étape cruciale dans le cadre d’une opération d’optimisation des coûts, avec à la clef des économies souvent importantes pour les entreprises. A titre d’exemple 10 % d’économies sur les achats indirects – prestations de services, consommables, investissements etc. – peuvent produire jusqu’à 50 % d’augmentation de la marge brute, un chiffre pour le moins éloquent. Après avoir ciblé les postes de dépenses stratégiques propre à l’entreprise, le Directeur Financier et administratif (DAF) externalisé pourra mettre en œuvre un plan d’action ciblé à même d’améliorer la rentabilité et les résultats de ses clients.
Dans le cadre d’une mission d’optimisation des coûts menée au sein d’une PME parisienne, Montcel Développement a ainsi pu dégager une économie annuelle de 65 000€ – pour un CA avoisinant les 5 millions d’euros, soit une économie réalisée équivalente à 1,3% du chiffre d’affaires de la société. L’optimisation des coûts doit aujourd’hui tenir compte de l’évolution du monde entrepreneurial dans le cadre duquel le digital joue un rôle croissant. Les chefs d’entreprise doivent donc garder en mémoire le fait que la digitalisation des process de management est désormais un levier essentiel en termes de gestion au quotidien, favorisant la maîtrise des risques financiers, la réduction des coûts opérationnels et organisationnels, le maintien de la productivité et l’accroissement des marges de la société.
La valorisation d’entreprise est une étape permettant d’évaluer précisément la valeur d’une société ; préalable à toute opération de cession, le travail de valorisation peut également être réalisé par des chefs d’entreprises dans plusieurs cas de figure :
L’estimation correcte de la valeur de l’entreprise permettra ainsi de trouver le meilleur acquéreur, de mener des négociations fructueuses et de régler efficacement les différents processus administratifs. La valorisation d’entreprise nécessite évidemment une forte expertise – notamment dans le domaine de l’analyse financière – et c’est pourquoi l’accompagnement du Directeur Administratif et financier (DAF) externe est souvent nécessaire. Agissant toujours en tant que « business partner » du dirigeant, le DAF va ainsi procéder à une première analyse quantitative reposant principalement sur une évaluation financière.
L’opération de valorisation va ensuite intégrer plusieurs éléments d’ordre qualitatif, tels que le secteur d’activité concerné, la concurrence, la clientèle, la récurrence du chiffre d’affaires, l’image et la notoriété de l’entreprise, les éventuelles démarches de RSE etc. L’estimation intègre ainsi de nombreux critères permettant d’évaluer les potentiels, les atouts, les spécificités et les faiblesses de l’entreprise. Régulièrement sollicitée par des PME désireuses de procéder à une valorisation, MontCel Développement accompagne également les chefs d’entreprise dans leurs négociations avec de potentiels acquéreurs, tout en garantissant l’accomplissement des formalités administratives. De même, MontCel Développement se tient également aux côtés des acquéreurs dans le cadre d’un audit organisationnel et financier permettant d’identifier les atouts, axes d’amélioration, risques et opportunités de la cible.
Il appartient également au DAF de choisir une méthode de valorisation adaptée aux spécificités de l’entreprise faisant l’objet de l’évaluation.
On distingue en effet plusieurs méthodes de valorisation d’entreprise :