Le Plan de Continuité d’Activité

Le Plan de Continuité d’Activité et la mission de pilotage du DAF

L’objectif du Plan de Continuité d’Activité, et le rôle du Directeur Administratif et Financier

Le Plan de Continuité d’Activité (PCA) a pour objet de définir la stratégie et les dispositions devant être mises en œuvre par une entreprise, afin d’assurer la continuité de ses activités dans le cadre d’un sinistre ou d’un événement perturbant gravement son fonctionnement normal. Ainsi en pleine explosion de la pandémie de Covid-19 imposant le confinement des salariés, les entreprises sont tenues de mettre en place des mesures destinées à garantir la survie de la société, autant que la santé des employés et partenaires – l’employeur doit ainsi mettre à disposition des salariés les équipements de protection individuelle nécessaires à la poursuite de l’activité professionnelle.

A la lumière du contexte et du sinistre – en l’occurrence une crise sanitaire de grande ampleur – il s’agit en premier lieu :

  • d’évaluer les risques auxquels fait face l’entreprise
  • de fixer des objectifs, tant durant la période de crise qu’à son issue
  • d’identifier les activités essentielles au maintien de l’activité, et à la future reprise.

Les ressources humaines jouent ici un rôle clé puisqu’il faudra déterminer quelles sont les personnes et services nécessaires à la gestion de crise, de même que les salariés indispensables à l’activité. Dans le cadre d’une crise de nature sanitaire analogue à celle du Coronavirus, l’entreprise doit impérativement savoir comment protéger les employés présents sur leur lieu de travail.

Si les grandes sociétés semblent être pour l’heure les mieux préparées en matière de PCA, le code du travail impose également aux entreprises de moindre taille un ensemble de mesures protectrices à l’égard des salariés. L’ampleur et la durée de la pandémie de Covid-19 démontrent par ailleurs à quel point la définition d’un plan de continuité d’activité efficace est vital pour le maintien des TPE et PME. Des actions de prévention et de protection correctement définies permettent en effet de réduire les risques (voire de les supprimer) ; une mauvaise évaluation de ces risques pouvant a contrario entraîner une interruption d’activité dommageable pour l’avenir de l’entreprise. Un impact négatif qui peut affecter aussi bien sa performance économique que sa réputation en cas de mauvaise gestion des relations vis-à-vis des clients, fournisseurs, partenaires etc. En effet le PCA touche à plusieurs domaines faisant souvent intervenir les capacités relationnelles du dirigeant d’entreprise, qui fait face à des sollicitations multiples.

Le recours à un Directeur Administratif et Financier externalisé constitue par conséquent un choix avisé de la part d’un dirigeant de PME, particulièrement lorsqu’il est question d’événements dont il est impossible de déterminer la durée et l’impact. Dans le cadre de la crise sanitaire liée au Covid-19 et du passage au stade 3 de la pandémie (confinement), Montcel Développement est appelée à intervenir au sein d’une PME travaillant dans le domaine du BTP. Le travail du Directeur Administratif et Financier externalisé vise donc ici à assurer, grâce à son expertise de terrain, une gestion optimale de la crise et à apporter des solutions combinant maintien des activités, sécurité et prévention des salariés. Le tout avec comme objectif final une limitation de l’impact subi par l’entreprise, et une reprise d’activité s’effectuant dans des conditions optimales une fois la période de crise terminée. Aux côtés du chef d’entreprise, le DAF assure une mission de pilotage, déployant une stratégie de management des risques dont il assure la mise en œuvre correcte et le suivi.

Continuité des activités, sécurité-prévention des salariés : exemple d’un PCA élaboré par Montcel Développement

Les stratégies définies par Montcel Développement pour l’élaboration de ce PCA se déclinent en 4 axes majeurs : l’organisation du maintien des activités essentielles de l’entreprise (le PCA en tant que tel) ; l’identification des dispositions à mettre en œuvre pour assurer la continuité des chantiers ; l’anticipation des éventuels arrêts de chantiers ; l’anticipation de la reprise d’activités.

  • Maintien des activités essentielles de l’entreprise

En coopération avec le chef d’entreprise, le DAF hiérarchise les activités en fonction de leur importance. L’entreprise détermine ainsi les activités prioritaires qui peuvent être assurées en toutes circonstances, et celles qui doivent être reportées à plus ou moins longue échéance. Ce travail permet ensuite de nommer les acteurs-clés en charge de ces activités, et de définir si nécessaire des rangs de remplaçants. Le DAF externalisé s’assure que l’entreprise dispose des moyens techniques et administratifs nécessaires à la continuité des activités.

  • Poursuite des chantiers urgents et de dépannage

Ce sont d’abord les compétences personnelles et relationnelles du DAF qui s’exercent : toujours en liaison avec le chef d’entreprise et la direction, il veille à la santé et la sécurité des salariés. Dans le cadre d’une pandémie, il s’agit notamment de faire respecter les mesures barrière, de s’assurer que les salariés disposent de moyens de transport individuels et d’éviter qu’ils ne travaillent sur un chantier de manière isolée. Dans le même temps il est impératif que le contact entre l’entreprise et ses clients ou fournisseurs soit maintenu afin d’anticiper toute évolution en termes d’activité. Dans une perspective de prévention/sécurité, le DAF veille à ce que les salariés soient équipés en matériel de décontamination. Il s’assure également, par sa présence régulière sur les chantiers en cours, que les consignes de sécurité soient appliquées.

  • Anticiper les arrêts de chantier

Le contexte d’une pandémie peut contraindre l’entreprise à interrompre certains chantiers : le DAF veille alors à ce que des constats soient établis et que les différents acteurs intervenant sur lesdits chantiers soient informés. La sécurisation des postes de travail, la protection ou récupération de certains matériaux sont d’autres exemples d’impératifs auxquels le DAF apporte son attention.

  • Assurer une reprise partielle d’activité en période de confinement

L’activité en période de crise majeure impose avant tout la reprise de contact avec les clients et partenaires – en l’occurrence la maîtrise d’ouvrage et les fournisseurs. L’entreprise doit s’assurer de pouvoir bénéficier de la présence de l’ensemble des acteurs-clés nécessaires à l’activité. La prévention/sécurité restant au cœur des préoccupations, le DAF assure une mission d’information et relaye les consignes émanant des autorités administratives. La mise en œuvre des mesures de gestion de crise doit également être garantie par la fourniture des équipements de protection individuelle adéquats. La reprise des chantiers en période de confinement impose d’identifier les éventuelles problématiques survenues durant l’interruption des travaux : les activités doivent en effet pouvoir s’y dérouler en l’absence de risques. Avec le dirigeant d’entreprise, le DAF détermine les chantiers et prestations prioritaires ainsi que les tâches devant être reportées si les conditions – humaines et matérielles – font défaut.

À l’issue de la période de crise, le DAF organisera également la reprise normale de l’activité.

L’expertise de Montcel Développement en matière de gestion des risques et d’optimisation des activités lui permettent d’intervenir au profit des TPE/PME nécessitant un PCA, quel que soit leur secteur d’activité. Le DAF externalisé est ainsi un allié précieux des entreprises confrontées à une crise potentiellement dommageable pour leur avenir.

Le Directeur  Administratif et Financier externalisé

Le directeur administratif et financier externalisé a pour mission d’accompagner les chefs d’entreprise dans la définition de leur stratégie globale, autant que dans la mise en œuvre de celle-ci. S’adressant essentiellement aux TPE/PME, le DAF constitue ainsi un élément moteur des sociétés faisant appel à lui. Dans le cadre de sa mission, il a pour objectif de fournir aux chefs d’entreprise les conseils qui contribueront à optimiser le processus décisionnaire au sein de la société, à augmenter la visibilité générale de l’entreprise et ainsi accroître son développement autant que sa clientèle.

 

En effet si les chefs d’entreprise sont le plus souvent très performants sur le plan technique et commercial, les difficultés surgissent dans certaines situations complexes liées à la gestion financière, aux capacités organisationnelles ou aux impératifs administratif auxquels doivent faire face les TPE/PME. Le directeur administratif et financier intervient alors dans un premier temps pour effectuer un diagnostic qui permettra d’identifier les points forts de l’entreprise – autant que les risques auxquels elle fait face – ainsi que les domaines où une amélioration est possible et souhaitable. Il définira ensuite avec le dirigeant d’entreprise les axes stratégiques qui permettront d’accroître la visibilité et la performance générale de la société.

Bien entendu le rôle du directeur administratif et financier s’étend au-delà de cette phase de conseil, puisqu’il assure également un suivi personnalisé et adapté à la structure au sein de laquelle il est appelé à intervenir : il veille ainsi à la mise en œuvre concrète et à l’exécution du plan d’action préalablement défini, pour s’assurer de son succès.

 

Si l’activité du DAF externalisé intéresse principalement les sociétés qui ont recours à son expertise, il joue également un rôle moteur au cœur du tissu entrepreneurial en promouvant l’emploi et l’investissement, et en contribuant au développement des entreprises de la région où il développe son activité.

 

La légitimité de Montcel Développement s’appuie sur une expérience de 18 ans dans le développement d’un groupe familial lyonnais, en tant que DAF à temps partagé – 3 sociétés en 2000, 15 pour l’année 2018. MontCel Développement bénéficie également d’une reconnaissance au niveau national grâce au label “DAF temps partagé” délivré par l’association nationale des directeurs financiers et contrôleurs de gestion. Vous pourrez en outre consulter les nombreux témoignages professionnels positifs dont  Montcel Développement fait l’objet sur LinkedIn, auxquels s’ajoute un référencement sur “parmilesbons.com” qui répertorie les professionnels les mieux notés.

Déterminer les barrières à l’entrée

Actuellement limité sur le seul marché à faible volume qu’est celui du négoce, Naturamat souhaite développer fortement son activité en adressant des marchés à fort volume. Les certifications sont les barrières positionnées à l’entrée de ces marchés et elles sont très coûteuses.

Préciser l’objectif de la levée de fonds

Aussi MontCel Développement accompagne depuis quelques mois Naturamat dans un processus de levée de fonds arrivé à ce jour en phase de closing. L’objectif de cette levée de fonds est de permettre à Naturamat de financer le coût de ces certifications, le plan d’embauche de commerciaux notamment, l’investissement de machines, et un peu de stocks.

Le réseau comme facteur de développement

MontCel Développement a mis en relation Naturamat avec Art & Métiers Business Angels (AMBA) qui est partie prenante dans ce dossier de levée de fonds.

Présenter son projet devant des investisseurs

Après une présentation auprès d’investisseurs sur Lyon, puis sur Paris en septembre, aujourd’hui MontCel Développement défendra avec Naturamat la présentation de ce projet au comité d’experts d’Incit’Financement et à Grenoble Angels. Une dernière présentation est programmée le 22/10/2019 auprès d’investisseurs Savoyards.

Un esprit pionnier

Si vous êtes plus à l’aise dans les phases de démarrage que dans les phases de développement ou de maturité, vous constituez une catégorie très particulière de bâtisseurs. L’entrepreneuriat est pour le serial entrepreneur un moteur, il est capable de rebondir de projet en projet ; quelques soit son issue. L’esprit pionnier, motivé par la genèse de l’idée elle-même, le serial entrepreneur conçoit, démarre et développe plusieurs affaires, il va caracoler de business en business, abandonner un projet pour en reconstruire un autre. Pour lui, l’entreprise est envisagée comme un support de sa construction personnelle.

Au-delà du cap de la création

Une fois l’entreprise lancée et en phase de développement, le serial entrepreneur peut avoir tendance à s’ennuyer et à envisager la cession de son entreprise pour se sentir à nouveau boosté par l’adrénaline liée aux premiers temps de la création ; gage de ses performances. De plus les sujets liés à la gestion et à l’administration présentent souvent peu d’intérêts à ses yeux.

Echec et rebond

Le serial entrepreneur sait que pour connaître la réussite, il faut passer par des périodes de crises et d’épreuves, éventuellement connaître des situations d’échec, qui renforcent. L’un de ses points forts est sa capacité de rebond et de résistance à l’échec tandis qu’un entrepreneur classique pourrait être tenté de retourner au salariat s’il voit son aventure entrepreneuriale mal se terminer. Le propre du serial entrepreneur est justement de capitaliser sur cet échec pour rebondir ensuite.

Bien s’entourer

Lorsque l’aventure prend forme et que son entreprise se développe, la capacité à savoir bien s’entourer est la clé de réussite du projet du serial entrepreneur. Pourquoi ? Parce que c’est un créateur de modèles qui doit se concentrer sur les pans de l’activité où il dégagera une réelle valeur ajoutée. Il est donc primordial qu’il puisse disposer des compétences qui lui manquent personnellement, notamment souvent celles liés à la gestion, à l’administratif et au pilotage.

De plus, la question de l’entourage est fondamentale lorsque l’on aborde le multi-entrepreneuriat car un serial entrepreneur est avant tout un expert de l’organisation. Il est alors capable de se décentrer de son projet initial pour se concentrer sur un nouveau projet. Le projet initial n’est pas obligatoirement abandonné avant de passer au deuxième ou troisième projet, mais il sera géré avec plus de distance par un collaborateur à qui le serial entrepreneur aura confié le développement et le pilotage.

Eviter de se rendre indispensable au fonctionnement quotidien du projet est alors un facteur de pérennité. Et si réentreprendre requérait aussi de l’agilité ?

REUSSIR VOTRE RENTREE

Vous revenez de vacances, bon pied bon œil, bien reposé en ayant fait le plein d’énergie et peut-être le teint encore bronzé.

Le mois de septembre est arrivé et vous souhaitez conserver le plus longtemps possible le bénéfice de cette pause estivale ? Vous avez envie d’un nouveau départ ? Prendre enfin des décisions souvent reportées ?

C’est le moment de prendre de bonnes résolutions que vous tiendrez en vous donnant de nouveaux objectifs concrets et réalistes pour vous et votre entreprise ; comme par exemple :

  • Disposer d’un audit des process administratifs et financiers
  • Vous entourer autrement
  • Mettre en place de nouveaux outils et fluidifier votre organisation
  • Disposer d’indicateurs de réussite pour mieux piloter votre entreprise
  • Réaliser une levée de fonds et vous développer
  • Démarrer votre croissance externe
  • Améliorer vos marges, optimiser votre trésorerie
  • Réduire votre encours clients
  • Transmettre votre entreprise

Ces mesures s’avéreront très payantes et les équipes de MontCel Développement vous accompagnent dans leurs mises en oeuvre.

Bonne rentrée et bonnes résolutions.

 

Pourquoi ?

Que vous envisagiez un départ à la retraite, un changement d’activité, une opportunité de plus-value, une cession à vos proches, que vous soyez confronté à la maladie ou à des difficultés financières ou organisationnelles, ou que votre objectif soit de conserver la pérennité de l’entreprise, une transmission doit être réfléchie, préparée et anticipée.

Comment ? Se préparer vous-même

En premier lieu, le chef d’entreprise doit se préparer lui-même en ayant la volonté de transmettre, de laisser le pouvoir et sa place à un successeur. Il lui faut prendre du temps pour identifier les différentes solutions possibles, les analyser, en choisir une et définir les objectifs de sa cession.

 

Comment ? MontCel Développement se tient à vos côtés en vous déroulant les actions suivantes :

  • Définir un plan de transmission (quel acheteur ? quand ? comment ? etc…)
  • S’assurer de la stabilité de l’entreprise
  • Harmoniser les objectifs fixés avec la situation réelle de l’entreprise
  • Procéder à une valorisation de l’entreprise
  • Identifier les points forts et axes d’amélioration du dossier de présentation de l’entreprise
  • Chercher un repreneur

 

Les collaborateurs de MontCel Développement savent que cette étape clé marque le moment où vous allez recueillir les fruits d’années ou de toute une vie de travail acharné, d’efforts et de sacrifices.

Le rôle des conseillers est essentiel dans la valorisation de l’entreprise et les négociations ultérieures et vous devez être bien accompagné. Il est fondamental d’être bien entouré car les enjeux sont trop importants pour prendre le moindre risque. C’est justement pour ça que MontCel Développement propose dans ce cadre un diagnostic portant sur la globalité de l’entreprise et qu’il s’engagera ensuite à vos côtés pour travailler sur les axes d’amélioration du dossier de l’entreprise, donc de son attractivité et de sa valorisation.

Pourquoi ?

Parce que le dirigeant d’une entreprise en pleine croissance peut rapidement être confronté à certaines déconvenues : acceptation de commandes de taille plus importante, retards dans les livraisons, insatisfaction des clients, tensions de trésorerie, démotivation des équipes, certaines dépenses dérapent, vos marges se dégradent…

Pour vous aider MontCel Développement vous accompagne dans le pilotage et la croissance de votre entreprise.

Comment ? MontCel Développement se tient à vos côtés en vous proposant les actions suivantes :

  • Réaliser un diagnostic organisationnel et financier
  • Identifier les forces et axes d’amélioration
  • Détecter les potentiels risques
  • Proposer un plan d’actions correctives et l’exécuter
  •  Mettre en place les indicateurs de gestion pertinents à l’activité exercée

 

Les collaborateurs de MontCel Développement savent que cette croissance est le juste aboutissement de vos efforts et que quelques soit sa taille, une entreprise peut être concernée par une crise de croissance. Ils s’engageront à vos côtés pour pérenniser votre croissance.
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Pour vous aider dans la création de votre entreprise, faites appel à MontCel Développement !

Pourquoi ?

MontCel Développement vous assure un appui à la création et au développement de votre entreprise et de son activité.

Comment ? MontCel Développement se tiendra à vos côtés pour :

  • Vous accompagner sur votre idée de projet
  • Analyser votre situation actuelle (personnelle et professionnelle)
  • Élaborer votre Business Plan et votre Business Model
  • Designer et tester votre projet
  • Définir et mettre en place les indicateurs de suivi d’activité
  • Vous proposer un choix d’outils de gestion (logiciels, CRM, ERP, etc…) si nécessaire
  • Identifier et proposer des modules de formation le cas échéant
  • Vous mettre en relation avec des acteurs économiques
  • Mettre en œuvre une stratégie commerciale adaptée à votre projet

Les collaborateurs de MontCel Développement savent l’importance que représente votre projet de création d’entreprise. C’est pourquoi nous nous engageons à vous accompagner dès le commencement, afin de vous assurer un soutien fiable dans l’aboutissement de votre projet !

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